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Administración de Documentos

Archivo es el depósito donde se guardan organizada, y
ordenadamente, los testimonios escritos, gráficos
o audiovisuales, producidos por cualquier institución pública o
privada, conservados con el doble fin de garantizar los
servicios de los administrados y de servir de fuentes para
la investigación. (Antonia Heredia)


No hay acción alguna en la Administración pública o privada que no produzca un documento o no sea producto de un documento que se asienta siempre sobre un soporte material (papel, disco magnético, película, video, etcétera). Actualmente, debido al crecimiento en la estructura y funciones de la administración pública y privada, pero sobre todo, a la rápida introducción de las modernas tecnologías de producción y reproducción masiva de documentos, tuvo lugar un fenómeno de grandes consecuencias para los archivos: la explosión documental.
Por ello, un factor inequívoco de la calidad de una Administración es la calidad de sus archivos, pues éstos son la expresión material más clara y el más firme sustento de su actuación; facilitan la toma de decisiones de los funcionarios públicos o privados, y resguardan la materia prima del acceso a la información pública. Además, en su fase histórica, representan una fuente importante para llevar a cabo trabajos de investigación.

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Además, las solicitudes de información (Ley de Transparencia) no podrán ser resueltas con prontitud si los tres tipos de archivos de la administración pública (federal, estatal y municipal): trámite, concentración e histórico no se encuentran organizados, homologando criterios para su clasificación, ordenación, preservación, guarda y custodia bajo principios archivísticos y las leyes federales y estatales que los rigen, para lo cual es necesario capacitar al personal, elaborar el cuadro de clasificación y el catálogo de disposición documental, así como los instrumentos de consulta: guía e inventario.

La capacitación permitirá a los funcionarios/ejecutivos y personal responsable de los tres tipos de archivo determinar con base en las funciones de las instituciones o empresas el tiempo que se resguardará la documentación en cada una de sus fases (activa/trámite, semiactiva/concentración, inactiva/histórico), valorar y seleccionar la documentación para llevar a cabo el traslado y registro de una fase a otra, así como hacer la descripción de la documentación observando en esta materia la normatividad archivística internacional.



El concepto administración de documentos se refiere al adecuado manejo de la información producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, bajo criterios y técnicas archivísticas y se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información (Ampudia Melo, J. Enrique).