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Organización de Archivos

TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO

organizacion3



ACTIVIDADES

DIAGNÓSTICO. Identificación de la problemática en materia de archivo y necesidades en cuanto al flujo y localización de la información.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN.
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo, se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura: secciones y series.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.
Instrumento archivístico que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, así como su destino final.

LIMPIEZA
de los documentos. Con brocha y aspiradora.

ORDENACIÓN
. Integración de los documentos en expedientes y series.

TRANSFERENCIAS.
Traslado de los documentos de un archivo a otro: Trámite+Concentración+Histórico. 

RESGUARDO FÍSICO
. Integración de los expedientes en los archiveros, cajas y estantes (colocación topográfica).

GUÍA SIMPLE
(archivos gubernamentales). Descripción de las series documentales conforme al Cuadro de Clasificación Archivística.

INVENTARIO POR EXPEDIENTES. Reseña de las series y expedientes, consigna además su colocación topográfica (caja y estante) entre otros datos.

GUÍA PARA LA OPERACIÓN DEL ARCHIVO. Lineamientos para la organización de los documentos, responsabilidades del encargado y del personal auxiliar.